Les organisations regroupent un nombre plus ou moins important de membres qui travaillent ensemble, c’est-à-dire qui réalisent des activités de façon organisée et utile.
Travailler ensemble ne se limite pas à partager des locaux, des valeurs ou à « travailler avec » d’autres personnes. Cela suppose a minima une coordination, c’est-à dire une répartition et une organisation rationnelles des activités pour assurer la cohérence et l’efficacité de l’entité.
Cependant, il est difficile d’imposer aux individus d’agir, de construire ensemble (collaboration) et plus encore de s’entraider (coopération).
La coopération n’est pas toujours spontanée entre les individus. Il appartient donc à l’organisation de faire émerger des attitudes coopératives en proposant des modes de travail coopératifs (groupes de projets, réunions) et des techniques et outils collaboratifs (techniques de créativité, espaces de partage et de mutualisation).
En effet, la coopération, en améliorant la coordination et la cohésion dans l’entreprise, permet d’accroître les performances de l’entreprise.
1. Les modes d’action coopératifs
A. Le groupe de projet
Un projet est un ensemble d’actions coordonnées unique et temporaire (dates de début et de fin définies), visant à atteindre des objectifs spécifiques en respectant des paramètres de coûts, de délais et de performance.
Un groupe de projet est un ensemble de personnes réunies temporairement pour leurs compétences, chargées de répondre à un problème précis, de lui trouver une solution et d’en suivre l’exécution grâce à des moyens adaptés.
Le mode projet permet un gain de temps, une optimisation des ressources dédiées, une meilleure maîtrise des coûts et de la qualité et donc un gain de productivité.
a) Les liens entre les membres
Le groupe de projet est constitué :
– d’une équipe composée de personnes désignées pour leurs compétences. Cela peut aller d’un simple regroupement d’une partie des membres d’une entreprise au détachement complet de salariés (équipe autonome) ;
– d’un chef de projet désigné pour assurer le bon déroulement du projet au niveau opérationnel et coordonner l’action des différents acteurs. Il veille à la fois sur le cadre et le climat de travail ;
– éventuellement, de personnes ressources (experts ou personnes impactées par le projet).
La variété des acteurs constituant le groupe de projet ainsi que la nature temporaire du regroupement impliquent, de fait, qu’il n’y ait aucun lien hiérarchique ou structurel établi entre les membres du groupe. De même, le groupe ne partage pas toujours les mêmes valeurs et modes de fonctionnement. Les liens entre ses membres sont donc d’ordre relationnel, organisationnel et technique.
b) Les conséquences de ces liens
La difficulté du travail par projet est de coordonner les compétences croisées des différents membres du groupe qui ne se connaissent pas, qui n’ont pas pour habitude de travailler ensemble et qui, pour une durée limitée dans le temps, vont devoir collaborer dans une relation non hiérarchisée.
Il est nécessaire d’organiser et de structurer les relations de travail dans le groupe de façon participative et concertée pour aboutir à une cohésion et une performance optimales.
Le chef de projet est le chef d’orchestre du projet. Il doit veiller au climat de travail et au respect du cadre de fonctionnement mis en place par l’équipe. Chargé de fédérer une équipe de travail, de piloter le projet, de s’assurer du bon déroulement des opérations, il coordonne les différentes ressources du projet (humaines, financières, temporelles, techniques, organisationnelles…).
Les membres du groupe, au-delà de leur implication individuelle, devront accepter le partage du pouvoir et axer leur engagement sur la responsabilité collective et donc une certaine dépendance vis-à-vis des autres.
La réussite d’un groupe de projet consiste à focaliser les énergies autour du partage d’un objectif commun, en mettant en œuvre une interaction effective des membres dans une relation de confiance mutuelle, c’est-à-dire une réelle volonté de coopérer entre eux.
B. Les réunions
a) Les réunions, un espace de coopération
Les réunions permettent de prendre des décisions, de régler des problèmes, d’informer, de planifier des programmes et des projets.
Dans des environnements de plus en plus mobiles, des contextes de travail à distance, d’équipes projets, se réunir devient indispensable à une coopération efficace.
L’intérêt d’une réunion est de profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité pour traiter un ou plusieurs problèmes et aboutir rapidement à des décisions.
b) Les conditions de réussite d’une réunion pour coopérer
– Préparer et organiser au mieux la réunion (ordre du jour, supports, compte-rendu).
– Instaurer un climat de confiance, détecter les motivations et représentations individuelles.
– Mobiliser les techniques d’animation coopératives (tour de table, gestion du temps de parole, implication des membres, gestion des conflits).
– Profiter de la dynamique et de la créativité du groupe.
– Veiller à la participation active de chacun, à la volonté d’échanger, d’écouter.
2. Les actions de coopération
A. Les techniques de créativité
a) Utiliser les techniques de créativité
Une carte conceptuelle est une représentation graphique d’idées interconnectées entre elles par des relations qualifiées (« est un composant de », « favorise »). Elle est également appelée « schéma de pensée », « carte mentale », « topogramme » ou « concept map » en anglais.
Elle sert à clarifier ou analyser des questions complexes, communiquer et partager au sein de groupes de travail en structurant et hiérarchisant les idées.
La carte heuristique est une représentation simplifiée de la carte conceptuelle. Elle est utilisée essentiellement pour recueillir des notes en réunion, analyser un projet ou un problème.
b) Résoudre un problème en groupe
Les techniques de créativité peuvent permettre la résolution de problèmes en clarifiant et en simplifiant la réflexion sur des dossiers complexes (nouvelles idées, freins, gestion/suivi de projets ou de dossiers complexes).
L’utilisation de cartes heuristiques facilite la compréhension globale de situations complexes, notamment dans le cadre de projets où les interactions entre acteurs et domaines de compétence sont multiples.
B. Les technologies coopératives
Mobiliser les outils de partage et de mutualisation
Les technologies coopératives favorisent le travail de groupe en diminuant les contraintes temporelles et spatiales.
Les outils collaboratifs permettent d’optimiser l’efficacité et la créativité de groupes de travail par la mise en commun et le partage des ressources, la diffusion d’informations et la communication.
Cependant, la coopération effective dépend tout autant des outils utilisés que de la motivation de ses acteurs à collaborer, du nombre de ces acteurs, du temps qu’ils peuvent consacrer à ce travail et de leurs compétences.
La mobilisation de ces outils doit donc être réfléchie, adaptée aux besoins et aux compétences de chacun des acteurs.
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