Comment organiser les traitements pour répondre aux besoins de l'entreprise ?

Le Code de commerce impose à l’entreprise de produire périodiquement des documents de synthèse. Générer ces documents commence par l’enregistrement des opérations réalisées par l’entreprise au quotidien. Au-delà du respect des obligations comptables, l’organisation de l’information financière doit permettre de répondre aux besoins de l’entreprise.

L’enregistrement des opérations comptables permet la constitution d’une base de données sur laquelle l’entreprise s’appuie pour prendre des décisions. L’entreprise, pour s’assurer de la fiabilité des données enregistrées, doit procéder à des contrôles.

I  Les opérations préalables à la production des documents de synthèse

A.     La construction du plan de comptes de l’entreprise

Le plan de comptes est un élément essentiel de l’organisation de la comptabilité de l’entreprise, qui structure les activités comptables. Les opérations comptables sont enregistrées quotidiennement dans les comptes de l’entreprise. Le PCG impose aux entreprises une liste de comptes pour leur enregistrement.

Les comptes sont détaillés conformément au cadre comptable, par classe de comptes.

Le numéro des comptes commence par la classe de compte concernée puis il peut se subdiviser.

Exemple pour l’enregistrement d’un achat de marchandises :

Classe de comptes : 6 (Achats : 60 ; Achats de marchandises : 607)

L’entreprise peut adapter cette liste de comptes pour mieux répondre à ces besoins d’information.

Exemple : pour l’enregistrement des achats de marchandises d’une entreprise de vente de vêtements, les sous-comptes suivants peuvent être créés : 6071 Achats de vêtements femme ; 6072 Achats de vêtements enfant ; 6073 Achats de vêtements homme

Pour suivre les transactions avec les clients et les fournisseurs, des comptes nominatifs sont créés.

Exemple : 401005 Fournisseur Dambert, 411026 Client Flamand.

B.      L’enregistrement des opérations au journal

Les pièces comptables sont enregistrées chronologiquement au journal. L’enregistrement est daté et fait référence à la pièce comptable à l’origine de l’opération. Il s’agit du seul document dans lequel les opérations sont saisies. L’enregistrement au journal est le point de départ du traitement de l’information. La lecture d’un enregistrement au journal permet de retrouver l’opération réalisée par l’entreprise.

C.      Les reports au grand-livre

Du journal, les écritures sont automatiquement transférées dans le grand-livre. Elles sont ventilées selon le plan de comptes définis par l’entreprise. Ce transfert permet de recenser, pour chaque compte, l’ensemble des sommes enregistrées depuis le début de l’exercice et d’obtenir le solde des comptes.

Exemple : pour un compte client, apparaissent, au débit du compte, le montant des ventes TTC réalisées et, au crédit, les sommes payées par le client. Le solde correspond aux sommes encore dues.

II  La production des documents de synthèse

A.     L’édition de la balance

La balance est un tableau récapitulatif de l’ensemble des mouvements inscrits au débit et au crédit des comptes de l’entreprise et de leur solde débiteur ou créditeur. Les comptes sont regroupés par classes, de la classe 1 à la classe 7. Les sous-comptes sont centralisés dans les comptes dont ils dépendent. La lecture des soldes fournit ainsi une information supplémentaire en termes de traitement.

Exemples : le solde débiteur des clients correspond aux sommes dues par l’ensemble des clients, le solde créditeur des fournisseurs aux sommes restant à payer aux fournisseurs.

L’automatisation des traitements comptables permet une édition automatique de la balance. Les écritures au journal ont d’abord été reportées dans les comptes du grand-livre puis les comptes dans la balance.

Ainsi, la balance permet de réaliser des contrôles :

– les totaux des mouvements débiteurs et créditeurs sont égaux, identiques à ceux du journal ;

– les totaux des soldes débiteurs et créditeurs sont égaux, identiques aux soldes du grand-livre.

B.      La présentation des documents de synthèse

Les soldes des comptes de la balance sont reportés automatiquement dans les documents de synthèse :

– bilan : comptes 1 à 5 ;

– compte de résultat : comptes 6 et 7.

Le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte) est obtenu par différence entre les produits et les charges. Il est ensuite reporté dans le bilan, au passif dans les capitaux propres.

On trouve :

– au passif du bilan, des ressources de l’entreprise ;

– à l’actif, l’emploi qui est fait de ces ressources.

Dans le bilan, les totaux de l’actif sont égaux aux totaux du passif.

III  L’exploitation de l’information

A.     La conservation des documents comptables

L’entreprise a pour obligation de conserver ses documents comptables. La durée de conservation varie en fonction de la nature du document.

Exemple : le bon de commande doit être conservé 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, le bulletin de paie 5 ans.

La durée de conservation des documents comptables dématérialisés est identique à leur version papier.

En conservant l’information financière, l’entreprise non seulement répond à ses obligations comptables, mais elle dispose d’un outil de gestion. En effet, cette information est nécessaire pour apprécier l’évolution de l’activité dans le temps. Elle est indispensable pour retrouver des opérations enregistrées par le passé.

B.      L’exploitation des différentes sources d’information

La saisie des opérations au journal, le transfert des enregistrements dans le grand-livre puis dans la balance, l’édition des documents de synthèse sont autant d’étapes de l’organisation comptable qui permettent d’obtenir des informations différentes. L’entreprise se constitue ainsi une base de données qui sera une aide précieuse pour prendre des décisions.

Exemples :

– dans le journal, la saisie est chronologique, on peut retrouver des écritures en fonction de la date d’enregistrement ;

– dans le grand-livre, on peut lire le solde de chaque compte utilisé et le détail des opérations enregistrées ;

– le compte de résultat fait apparaître le bénéfice ou la perte. L’entreprise pourra observer son évolution dans le temps en comparant différents exercices.

IV Le contrôle de l’information

A.     Le lettrage

Le lettrage d’un compte client ou fournisseur consiste à repérer les mouvements au débit et au crédit qui s’annulent mutuellement. Une lettre est attribuée aux sommes communes.

À l’issue du lettrage, les écritures non encore lettrées justifient le solde du compte. L’entreprise peut ainsi vérifier que le compte ne comporte pas d’erreurs et que les sommes dues sont payées en temps voulu. Si une ou plusieurs factures apparaissent non réglées dans un compte client, l’entreprise procède à une relance.

B.      Le rapprochement bancaire

L’entreprise reçoit régulièrement le relevé de compte émis par sa banque ; le solde inscrit sur ce document est différent de celui qui apparaît dans le compte « Banque » tenu par l’entreprise. Les différences sur les deux documents peuvent provenir :

– d’erreurs de la banque ou de l’entreprise ;

– d’opérations non enregistrées par la banque (par exemple, un chèque adressé à un fournisseur et non encaissé) ;

– d’opérations non enregistrées par l’entreprise (par exemple, des frais bancaires dont l’entreprise a connaissance à la lecture du relevé).

L’objectif du rapprochement est de faire coïncider les soldes du relevé et du compte « Banque » tenu par l’entreprise pour connaître la somme réellement à la disposition de l’entreprise en banque et de mettre à jour le compte « Banque ».

Les comptes tenus par la banque et par l’entreprise sont réciproques c’est-à-dire que les sommes sont inversées sur les deux comptes : ce qui est au débit de l’un est au crédit de l’autre. Les sommes déposées en banque constituent une dette pour l’établissement bancaire : elles apparaissent donc au crédit. À l’inverse, dans le compte 512 tenu par l’entreprise, le montant disponible en banque apparaît au débit.

La méthode consiste à :

– pointer les opérations communes au relevé et au compte 512 tenu par l’entreprise ;

– expliquer les soldes de début de période. Il faut supprimer les opérations qui apparaissent dans le rapprochement de la période précédente ;

– réaliser l’état de rapprochement (tableau faisant apparaître les opérations non pointées sur le relevé et dans le compte 512 et permettant de calculer un solde rapproché) ;