Comment traduire l'activité ?

Les opérations réalisées entre l’entreprise et ses partenaires sont enregistrées selon une logique de partie double différente de la partie simple. Pour faciliter la compréhension de l’enregistrement des opérations réalisées par l’entreprise avec ses partenaires, il est possible de raisonner en termes de flux et/ou en termes d’emploi-ressource. Le compte et le journal vont représenter la réalité de ces opérations tout en ayant des finalités différentes.

Le processus achat-vente est la principale caractéristique du cycle d’exploitation de toute entreprise. Il démarre avec la demande d’un client (questionnement, devis…) et s’enclenche avec la commande du client. Il se termine par un règlement.

Le processus d’investissement-financement commence par la décision d’investir et se poursuit par l’étude des modes de financement de l’investissement. Pour financer un investissement, l’entreprise peut utiliser sa trésorerie et/ou avoir recours à un emprunt bancaire. Ce n’est qu’après avoir choisi un mode de financement que l’entreprise va effectivement acquérir l’immobilisation et construire son plan d’amortissement.

I De la partie simple à la partie double

La tenue des comptes en partie simple répond à une logique budgétaire dans laquelle les opérations réalisées sont enregistrées dans un seul compte : Il s'agit d'une comptabilité  par laquelle on enregistre les dépenses et les recettes ce qui permet de calculer le résultat. Ce mode de comptabilité ne convient qu’aux particuliers, aux petites associations et aux toutes petites entreprises qui réalisent peu d’opérations et qui n’ont pas besoin d’informations financières très détaillées.

La tenue des comptes en partie double répond à une logique d’engagements (donc même si les cherges ou les produits ne sont pas payés imédiatement) dans laquelle les opérations réalisées sont enregistrées en double, c’est-à-dire en deux temps, dans deux comptes. Cette technique d’enregistrement permet la constatation des dettes et des créances de l’entreprise, c’est donc cette méthode qui est la plus généralement utilisée dans les entreprises. Le suivi des créances et dettes et donc possible contrairement à la comptabilité en partie simple.

II  La traduction des opérations en termes d’emploi-ressource

A. Les flux et le sens des flux

Les opérations entre l’entreprise et ses partenaires se traduisent par des flux d’informations, des flux physiques de biens et services et des flux monétaires. Seuls les flux physiques et monétaires font l’objet d’un enregistrement comptable. Chaque opération entre l’entreprise et ses partenaires donne lieu à deux flux de sens opposé enregistrés dans les comptes en unité monétaire. Chacun de ces flux a une origine (O) et une destination (D). Par convention, on met toujours l’origine du flux sortant à droite et la destination du flux entrant à gauche.

B. La traduction en termes d’emploi-ressource

L’entreprise n’enregistre dans ses comptes que la destination du flux entrant et l’origine du flux sortant qui a un impact sur ses propres comptes. L’origine du flux sortant est la ressource qui a permis l’opération. La destination du flux entrant est l’emploi obtenu en échange de la ressource.

Par exemple pour un achat de marchandises : destination du flux entrant ou emploi obtenu en échange de la ressource : 607 achats de marchandises au débit ; origine du flux sortant ou ressource qui a permis l'opération : 512 banques au crédit.

III La traduction des opérations dans le journal et dans les comptes

A. Le journal

La tenue d’un livre-journal est obligatoire ; ce document permet de décrire les opérations réalisées par l’entreprise selon un formalisme imposé par le Code général des impôts et le PCG.  Les enregistrements se font opération par opération, chronologiquement et au jour le jour.

Remarque : débiter un compte, c’est enregistrer un emploi au débit. Créditer un compte, c’est enregistrer une ressource au crédit.

Dans les entreprises de grande taille, le journal unique est divisé en journaux divisionnaires spécialisés dans l’enregistrement des pièces comptables selon la nature des opérations (journal divisionnaire des achats, des ventes, de banque, de caisse par exemple). Cette division simplifie la saisie des écritures et leur contrôle, facilite la consultation de la comptabilité et autorise la division du travail. Ces journaux divisionnaires sont ensuite synthétiser dans un journal centralisateur.

B. Le compte

Le compte va permettre à l’entreprise de récapituler (stocker) les emplois et les ressources réalisés par l’activité de l’entreprise puis de faciliter l’établissement des documents de synthèse. Le compte est la subdivision de base de la comptabilité dans lequel seront classés tous les éléments d'une même nature.

Le solde de chaque compte est calculé en faisant la différence entre le total des débits et le total des crédits. Si le total des crédits est supérieur au total des débits, le solde est créditeur. Dans le cas inverse, le solde est débiteur.

Il existe différentes présentations du compte :

– le compte simplifié « en T » est principalement utilisé lors des retranscriptions manuelles d’opérations ;

– le compte à colonnes séparées présente une colonne « Débit » et une colonne « Crédit » ; le solde du compte est calculé en fin de période ;

– le compte à colonnes mariées : le solde du compte est calculé après chaque opération.

IV Les documents élaborés au cours du processus achat-vente

Divers documents sont élaborés tout au long du processus achat-vente :

– le devis : c’est un document dans lequel le fournisseur propose un prix pour un bien ou un service ;

– le bon de commande : il matérialise la volonté de contracter de l’acheteur et du vendeur ;

– le bon de livraison : il regroupe les informations sur les biens transportés ;

– la facture de doit : elle constate les conditions initiales de vente des biens ou des services. On dit que « le client doit au fournisseur ». C’est un document comptable définitif obligatoire car il engage les parties et sert de preuve en cas de litige. C’est donc un contrat de vente qui entraîne des engagements réciproques ;

– la facture d’avoir : elle constate les retours de biens. On dit que « le client dispose d’un avoir auprès du fournisseur ».

V La facture de doit et la facture d’avoir

A.     Les mentions obligatoires 

Une facture comporte obligatoirement les mentions suivantes : le nom et l’adresse des parties ; la date de la vente ; la quantité et la dénomination précise des biens ou des services ; le prix unitaire hors taxes et les réductions éventuelles ; la date d’échéance du règlement et les pénalités en cas de retard ; les éléments d’identification de l’entreprise : numéro d’immatriculation, siège social, statut juridique… ; le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (depuis 2013), c'est-à-dire les frais supportés par le créancier pour obtenir le paiement.

B.      Les éléments de la facture de doit

Elle permet de mesurer la charge supportée ou le produit généré par le processus et de constater l’existence de créances et de dettes.

1. Les réductions commerciales et financières

_ Les réduction commerciales :

Rabais : biens non conformes ou présentant un défaut de qualité ou retard de livraison ou fin de série ; (exceptionnel) ; (s'enregistre en comptabilité s'il intervient après la facturation) ;

Remise : Commande importante ou récompenser la fidélité du client ; (habituel)

Ristourne : Réduction du prix calculée sur un trimestre, un semestre, une année ;

_ Les réductions financières :

Escompte : Réduction du prix en cas de paiement par le client avant l'échéance.

Sur une facture le net commercial se calcul après les réduction commerciales puis après la soustraction des réductions financières on parle de net financier.

Sur la facture de doit, les réductions commerciales ne font pas l'objet d'un enregistrement : seul le net commercial est comptabilisé.

Pour l'escompte financier, le client enregistre un produit financier (76) et le fournisseurs enregistre une charge financière (66). L’escompte n’est pas lié à la nature ou aux quantités des biens vendus, mais aux conditions de paiement. Il n’affecte donc pas les comptes d’achats ou de ventes.

2. Les frais de port

– Les frais « franco de port » : la livraison est gratuite pour le client. Les frais de port n’apparaissent pas sur la facture.

– Les frais « forfaitaires » : le fournisseur se charge du transport et facture les frais à son client.

Chez le client, il s’agit donc d’une charge supplémentaire enregistrée dans le compte 60 « Achats – Frais accessoires » ou dans le compte 62 « Autres services extérieurs – Frais de transport ».

Chez le fournisseur, il s’agit d’un produit enregistré dans le compte 7085 « Ventes – Port ».

3. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

La TVA est un impôt sur la valeur ajoutée payé par le consommateur final. Il existe quatre taux de TVA : le taux super réduit (2,1 %), le taux réduit (5,5 %), le taux intermédiaire (7 %) et le taux normal (20 %).

L’entreprise est l’intermédiaire entre le consommateur final et l’État :

– elle va collecter la TVA au cours des ventes : compte 44571 « État – TVA collectée ». Cette TVA constitue pour l’entreprise une dette envers l’État : la TVA collectée devra être reversée à l’État ;

– elle va déduire la TVA au cours de ses achats : compte 44566 ou 44562 « État – TVA déductible ». Cette TVA constitue une créance sur l’État : la TVA déductible devra lui être remboursée par l’État.

4. Le net à payer

C’est le montant TTC dû par le client au fournisseur. C’est à partir de ce montant que l’entreprise pourra constater une dette envers son fournisseur (compte 40 « Fournisseurs ») ou une créance sur son client (compte 41 « Clients »).

5. Le règlement

Le règlement de la facture peut se faire selon divers moyens de paiement (chèque, espèces, virement, prélèvement). En cas de règlement immédiat, on parle de règlement « au comptant ». En pratique, les fournisseurs accordent souvent des délais de paiement. On parle alors de règlement « à crédit ».

Dans les deux cas, la facture donne lieu à la constatation d’une dette ou d’une créance. Elle doit être clairement distinguée du règlement qui donne lieu à l’annulation de la créance ou de la dette et à un mouvement de trésorerie.

C. La facture d’avoir

Si le client décide de retourner une partie des biens achetés, le fournisseur établit une facture d’avoir.

L’opération initialement enregistrée sera annulée par contrepassation pour tout ou partie de sa valeur (écriture comptable inversée).

3. La déclaration de TVA

À la fin de chaque mois, l’entreprise calcule la TVA due au titre de ce mois.

TVA due M = TVA collectées M – TVA déductibles M

Si TVA collectées > TVA déductibles Þ La TVA due est une TVA à décaisser.

Si TVA collectées < TVA déductibles Þ La TVA due est un crédit de TVA.

L’enregistrement de la TVA due fait l’objet d’une contrepassation des comptes de TVA collectées et de TVA déductibles. Cela permet de constater le crédit de TVA ou la TVA à décaisser.

Remarque : le montant de TVA à décaisser (ou crédit) est toujours un nombre entier.

La TVA à décaisser au titre du mois M est payable à l’Administration dans les 15 à 24 premiers jours du mois suivant, soit M+1. La TVA est neutre sur le plan du résultat mais a, par contre, une influence sur la trésorerie de l’entreprise.

L’entreprise peut demander le report du crédit de TVA au mois suivant ou demander le remboursement de la créance.

VI Le financement de l’investissement

Pour financer son investissement, l’entreprise peut utiliser une partie de sa trésorerie disponible. Celle-ci s’avère très souvent insuffisante pour financer l’investissement. De plus, ce mode de financement se fait au détriment du versement de dividendes.

L’entreprise peut également solliciter sa banque. Cette solution a un coût puisque l’entreprise devra rembourser le capital emprunté et payer des intérêts. Il existe deux modes de remboursement d’emprunt :

– le remboursement par annuité constante ;

– le remboursement par amortissement constant.

Lors de l’octroi d’un emprunt, la banque établit un tableau de remboursement d’emprunt selon le mode de remboursement choisi par l’entreprise.

Exemple de tableau de remboursement par annuité constante :

Réception des fonds : 

512 Banques au débit et 164 Emprunts au crédit pour le montant total.

Paiement d'une annuité :

164 Emprunt au débit pour l'amortissement de l'emprunt et 661 Charges d'intérêts pour les intérêts ; Au crédit la sortie de trésorerie au 512 Banques.

VII L’acquisition et la cession d’une immobilisation

A.    De l’investissement à l’immobilisation

Les investissements de l’entreprise servent durablement à son activité. Contrairement aux charges, ils ne se consomment pas au premier usage et restent plusieurs années dans son patrimoine. C’est pourquoi on les appelle en comptabilité des « immobilisations ». L’immobilisation acquise doit être source d’« avantages économiques futurs ».

– « […] Une immobilisation corporelle est un actif physique détenu […] pour être utilisé dans la production ou la fourniture de biens ou de services […] et dont l’entité attend qu’il soit utilisé au-delà de l’exercice en cours. » (Article 211-1 du PCG)

– « Une immobilisation incorporelle est un actif non monétaire sans substance physique. » (Article 211-1 du PCG)

– Une immobilisation financière correspond à des titres d’autres entreprises dont l’entreprise est propriétaire et qu’elle souhaite conserver durablement.

B.     Le coût d’acquisition d’une immobilisation corporelle

Coût d’acquisition des immobilisations

= Prix d’achat NET HT (après déduction des rabais, remises, ristournes et escomptes ; y compris droits de douane et taxes non récupérables)

+ Coûts directement attribuables (c’est-à-dire les frais nécessaires à l’installation et la mise en service l’immobilisation)

C’est ce coût d’acquisition qui correspond au coût d’entrée de l’immobilisation dans le patrimoine de l’entreprise.

Remarque : l’administration fiscale autorise les entreprises qui le souhaitent à enregistrer certaines immobilisations dites « de faible valeur » en charges. Leur valeur unitaire doit être inférieure à 500 € HT. L'objectif est de simplifier le travail du comptable.

C.    L’amortissement d’une immobilisation

D’après l’article 322-1du PCG, une immobilisation est amortissable si son utilisation par l’entreprise est déterminable. Les avantages économiques procurés par l’immobilisation sont durables mais pas infinis ; en utilisant l’immobilisation, l’activité de l’entreprise va consommer ses avantages économiques. Il est donc logique de répartir le coût de l’immobilisation en fonction de son utilisation.

On dit d’une utilisation qu’elle est déterminable lorsque l’usage attendu de l’actif est limité dans le temps du fait de critères physiques (usure), techniques (obsolescence) et juridiques (durée de protection).

Un bien totalement amorti a une valeur nulle. A noter qu'une dotation aux amortissemnt n'entraine aucune sortie de trésorerie : c'est une charge calculée. La VNC d'une immobilisation est égale à sa valeur d'entrée dans le patrimoine diminuée des dotations aux amortissements réalisées. L'administration fiscale préconise des durées d'amortissement : Automobiles : 4 à 5 ans ;  outillage : 5 à 10 ans ; Ordinateurs : 3 ans ; Bâtiments : 20 à 50 ans

Le taux d'amortissement linéaire est égal à 100/durée d'amortissement en années

Le taux d'amortissement dégressif est égal au taux linéaire*coefficient

Remarque : certaines immobilisations ne subissent pas l’usure du temps et peuvent être utilisées sans limite de temps ; elles ne sont donc pas amorties (ex : terrains)

Le plan d’amortissement d’une immobilisation est établi lors de son acquisition.

D.    Le cas particulier d’une immobilisation par composants

Un composant est un élément de l’immobilisation qui a une durée de vie différente de celle de l’immobilisation dans son ensemble ou qui doit être réparé périodiquement (exemples : rampe d’escalier, porte, fenêtre).

L’article 311-2 du PCG impose à l’entreprise de dissocier les différents composants s’ils ont des durées d’utilisation différentes, afin de pouvoir faire un plan d’amortissement pour chaque composant. Les composants doivent donc être comptabilisés séparément lors de l’acquisition.

E.     La cession d’une immobilisation

La cession d’une immobilisation ne correspond pas à l’activité courante et habituelle de l’entreprise. Il s’agit donc d’un produit exceptionnel.

L'immobilisation doit être sortie du patrimoine pour sa VNC ; Le prix de cession doit être enregistré en produits exceptionnels.