Le document papier laisse progressivement sa place au document numérique. Cette mutation modifie l’organisation et le contenu du travail. La dématérialisation des documents oblige les organisations à faire preuve de vigilance constante pour assurer la protection et la pérennité des informations qu’ils contiennent. La mise en place d’applications de GED permet d’apporter une réponse globale à ces nouveaux enjeux.
1. Le document et sa dématérialisation
Un document est caractérisé par l’information qu’il contient. Il a pour principales fonctions de mémoriser l’information (dans certains cas, il sert de preuve) et de permettre la communication de son contenu. Il est donc composé d’informations structurées (pour en faciliter l’accès et la lisibilité) et d’un support qui est la partie physique du document. Dans le cas d’un document numérique, il peut s’agir d’un DVD, d’une clé USB, d’un disque dur…
A. Le partage et la mutualisation
La dématérialisation consiste à rendre immatériel quelque chose de réel. Elle concerne aussi bien les documents que les traitements et procédures qui y sont associés. Elle permet la constitution et l’alimentation de systèmes d’information performants et le développement d’une intelligence collective. Elle rend inévitable l’utilisation des TIC pour accéder, rechercher et échanger l’information.
Elle permet le développement de nouvelles formes de coopération et facilite la mutualisation : les documents sont regroupés, classés et accessibles grâce à un réseau, et à l’utilisation de mots-clés et de puissants moteurs de recherche.
Le partage (mettre à disposition des autres le contenu d’un document) et la possibilité de collaborer (intervenir à plusieurs sur le même document) sont grandement amplifiés par les applications informatiques en local ou en ligne, utilisées par les collaborateurs (internes ou externes).
Mutualisation et partage sont indispensables dans la mise en œuvre d’un travail coopératif mais peuvent susciter des résistances car ils modifient le contenu et les relations du travail. Les collaborateurs peuvent se sentir jugés, critiqués et évalués au travers des documents partagés. Le rôle de la hiérarchie est primordial pour motiver et développer un climat de confiance et de solidarité. La communication et la formation sont incontournables pour vaincre ces réticences.
B. La sécurisation
Partager des documents oblige à poser les questions suivantes : lesquels et avec qui ? Il est important de mettre en place des droits d’accès à ces documents de manière réfléchie et concertée avec les principaux utilisateurs. Ces derniers doivent être particulièrement sensibilisés à la confidentialité de certaines informations personnelles ou liées à l’activité de l’entreprise.
Le contenu d’un document peut lui aussi être partiellement ou totalement protégé par des mots de passe pour limiter les modifications des informations qu’il contient.
Protéger une information, c’est donc garantir son intégrité et sa confidentialité.
2. La gestion électronique des documents (GED)
La GED regroupe les technologies et les processus qui permettent de gérer un document numérique tout au long de son cycle de vie. Elle a pour objectifs d’améliorer les flux de documents et leur suivi, et de faciliter les échanges et la coopération.
A. Les étapes de la GED
– L’acquisition : elle consiste à intégrer les documents numériques existants et à numériser les documents papier entrants ou existants au moyen d’un scanneur.
– Le classement des documents : grâce à l’attribution de mots-clés et de descripteurs (auteur, date…), le document peut être retrouvé très facilement grâce à des requêtes sur un moteur de recherche. Cette phase d’indexation peut être exécutée automatiquement grâce à des logiciels de reconnaissance optique de caractères.
– La diffusion des documents : elle permet d’en donner l’accès aux utilisateurs grâce à des droits qui leur sont attribués.
– Le stockage : il consiste à sauvegarder les informations (sauvegardes multiples et régulières) de manière à assurer leur pérennité et leur sécurité.
B. Les avantages de la GED
– Économies liée à la réduction du papier : fournitures, locaux de stockage.
– Accès aux documents facilité quel que soit le lieu où l’on se trouve. Plus grande fluidité de l’information.
– Recherche plus rapide.
– Travail coopératif plus aisé.
– Gestion des archives plus simple et plus sûre.
– Amélioration de la productivité des salariés, suppression des tâches fastidieuses de manipulation (sortie et rangement des documents papier),
– Diminution des risques d’erreur et de perte des documents.
C. Les conditions de réussite
– Analyser les besoins avec les utilisateurs concernés pour établir un cahier des charges.
– Communiquer sur l’intérêt et les enjeux d’une telle solution.
– Impliquer les collaborateurs dans le choix et les échanges avec le prestataire.
– Former les collaborateurs à l’utilisation des nouveaux logiciels, aux nouveaux processus et à la formulation des requêtes pour trouver rapidement le document recherché.
La mise en place d’une GED s’envisage sur plusieurs mois. Elle ne sera réussie qu’en obtenant l’adhésion et la motivation du personnel. Une fois celles-ci obtenues, elle fera réaliser des gains de productivité importants, des économies substantielles et encouragera le travail coopératif.
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